От срочного к важному: система для тех, кто устал бежать на месте - Стив Макклетчи

Поймите, куда уходит время

Чтобы делать лучший выбор относительно времени, вы должны понять в первую очередь, на что уходит ваше время. Можете классифицировать практически все, что делаете каждый день, в три категории: привычки, обязанности и календарные события.

Привычки — это те вещи, на которые вы тратите время, но их не обязательно записывать или думать о них, потому что обычно вы их не забываете. Они включают ежедневные дела: поспать, почистить зубы, поесть, прийти на работу, по дороге пролистать последние новости, когда приходите домой — включить телевизор, почитать перед сном. Это обычные, повторяющиеся снова и снова дела, возможно, срабатывающие от естественных стимулов, таких как проснуться утром голодным или увидеть на часах определенное время. Если вы знаете, что надо выходить из дома в 7:15 каждый день, чтобы доехать вовремя, это становится частью распорядка дня. Это не то, что надо записывать каждый день, чтобы не забыть; это встроенная часть вашего дня.

Привычки чаще всего влияют на такие сферы жизни, как гигиена, здоровье, питание, отдых и веселье, дела по дому (например, мытье посуды) и повторяющиеся задачи (проверка электронной или голосовой почты несколько раз в день). Они полагаются на автопилот мозга, позволяя вам в это время сосредоточиваться и планировать другие вещи. Вы можете обдумывать, о чем будете говорить сегодня на утреннем совещании, пока с утра принимаете душ и чистите зубы. Вы можете подумать над тем, что обсудить с клиентом по телефону, пока добираетесь до работы. Вы можете смотреть телевизор, пока моете посуду после ужина. Даже некоторые обязанности попадают сюда. Вам не надо усиленно думать над такими заданиями: вы делали их уже столько раз, что действуете автоматически. И хотя привычки редко занимают много времени, они его все-таки занимают. Минуты, потраченные на них, все равно считаются, и вы не сможете их вернуть в конце дня. Вы должны брать в расчет привычки и повседневные заботы, когда думаете о том, на что уходит время каждый день.

Ваш список дел включает такие задания, которые надо не забыть сделать: обновить систему, отправить напоминание в другой отдел, связаться с клиентом, послать электронную почту, предоставить отчет о расходах, зайти в химчистку и за покупками, купить подарок, написать письмо, оплатить счета, организовать что-то. Списки дел — это то, чем мы заполняем свои дни, сюда входят решения обыденных проблем, которые надо вычеркнуть независимо от того, есть ли у них дедлайн. Даже если их нужно сделать именно сегодня, их реально распределить в течение дня, потому что обычно вы не приписываете им точное время, как, например, назначенным встречам.

В календарь записывают дела, имеющие определенное время: события, назначенные встречи и другие места, куда надо прибыть вовремя, — относящееся к бизнесу или к личным делам. Как результат, приходится ориентироваться на эти занятия, защищать занятое ими время от других заданий или вещей, намеревающихся попасть в это же время. Одно такое назначенное событие будет влиять на весь оставшийся день, а также на то, куда вы сумеете успеть до или после. Из‑за всей дополнительной работы, связанной с созданием расписания, распределением других занятий и защитой этих назначенных событий, приходится резервировать время для действительно важных вещей. Если что-то несущественное каким-то образом попадет в календарь, вы, скорее всего, отмените его в пользу чего-либо более важного. Вы не будете суетиться вокруг такого дела и распределять до и после него другие дела, если оно не особенно важно для вас. Даже поход в магазин или встреча с друзьями — это календарное (или назначенное) дело, если вы записали его и зарезервировали на него время.

Эти способы распределения времени касаются практически всего, что вы делаете каждый день. Если что-то не подходит ни под одну из этих категорий — входит ли это в распорядок вашей жизни? Привычки, списки дел и календарные события занимают практически все время — становясь, таким образом, вашей жизнью. Так как можно лучше управлять ими или использовать их более грамотно, чтобы извлечь больше пользы?

Как принять лучшее решение насчет вашего времени

Подумайте, ваши привычки работают на вас или против вас? Надо ли что-нибудь в них изменить? Есть ли что-то, что вы делаете каждый день, но могли бы делать лучше, правильнее и эффективнее? Если так, то изменение обозначенной привычки будет достижением успеха. Например, если вы прекратите покупать фастфуд и начнете правильно питаться дома, ваша жизнь (конкретно — здоровье и самочувствие), скорее всего, станет лучше. Первым шагом может быть то, что вместо обычного поворота в забегаловку по дороге с работы домой вы заедете в магазин за продуктами. Если вас вполне устраивают собственные привычки и распорядок дня, тогда просто запомните, сколько реального времени на них тратите.

Напишите список ваших ежедневных решений проблем, чтобы ничего не забыть и не делать в последнюю минуту. Если сможете выполнить их заранее, используя этот список, то научитесь лучше контролировать свое время. (И даже сможете избежать штрафов за просроченные счета.)

Эти вещи делать просто. Никто не напоминает записать клиента или поход к дантисту в календарь, потому что эти вещи фундаментальны. Они либо напоминают о себе сами, либо у них есть дедлайн, либо назначено определенное время. Но, как мы знаем, у достижений успеха всего этого нет. Даже если вы придумали и записали свои цели, они никогда не исполнятся, если вы не будете посвящать время работе над ними. Ваше время всегда будет тратиться на другие вещи, и вы будете откладывать мечты в сторону день за днем, чтобы заняться решением проблем. У успеха нет ни дедлайна, ни напоминания, когда кто-нибудь придет и спросит «Ну, как, ты уже справился с этим?»

Вы не сможете заниматься А-заданием или даже В-заданием на автопилоте. Они требуют вашего внимания, чтобы нормально продумать их и поработать над ними. Такие задания даже используют другую часть мозга: главным образом, префронтальную кору, где происходит сложная мыслительная деятельность. Чтобы включить эту часть своего мозга, вам придется перестать думать в режиме выживания.

Вот когда пригодится календарь. Развитие полезных и эффективных привычек, использование списков дел — отличные навыки для поддержания жизни и управления временем, но ваш календарь — это тот инструмент, который вы будете использовать, чтобы перестать просто поддерживать жизнь и начать двигать ее вперед.